Arsip berasal dari kata Archeion ( Bahasa Yunani ) dan Archivum              ( Bahasa Latin ) artinya kantor pemerintah dan kertas yang disimpan dikantor tersebut, yang semula diterapkan pada records / rekaman pemerintah ( arsip )

Sumber : Materi Pokok Pengantar Kearsipan ; 1 – 6, PUST 2252 / 2 sks /

   Sulistyo-Basuki .- - Jakarta : Universitas Terbuka, Depdikbud,

   1996

            Dalam Bahasa Inggris Arsip disebut Archives, yang memiliki makna : Public records ; the place where public records and document are stored. ( Webster’s World University Dictionary / C. Ralph Taylor .- - Washington,D.C : Publisher Company, INC, 1965

Sedangkan dalam Bahasa Belanda Arsip disebut Archief, yang berarti kumpulan tersusun daripada bahan berupa tulisan tangan, piagam, daftar, surat, dll, yang berhubungan dengan sejarah / perkembangan suatu negara, daerah / kota, lembaga, perhimpunan / keluarga.

Sumber : Ensiklopedi Umum / Prof. Mr.A.G Prianggodigdo & Hasan Shadaly .- - Yogyakarta : Kanisius, 1973

Menurut Ensiklopedi Administrasi, terdapat dua pengertian Arsip, yaitu : Pertama, Suatu instansi tempat menyimpan warkat – warkat dari suatu organisasi secara tertib. Kedua, Segenap warkat dari suatu organisasi kenegaraan / badan swasta yang diadakan dalam penyelenggaraan kegiatan organisasi tersebut, dan yang dipandang berharga untuk disimpan secara permanen bagi suatu keperluan. ( Ensiklopedi Administrasi / Drs. Theliang Gie,dkk.- - Jakarta : CV Haji Masagung, 1989 )

 

 

 

 

Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia Arsip diartikan sebagai dokumen tertulis yang mempunyai nilai historis, disimpan, dan dipelihara ditempat khusus untuk referensi. ( KBBI / Pusat Pembinaan & Pengembangan Bahasa .- - Jakarta : Balai Pustaka, 1988 )

Pengertian Arsip lainnya menurut Buku Himpunan UU & Peraturan Kearsipan RI ialah :

1.      Naskah – naskah yang diterima oleh lembaga – lembaga negara dan badan – badan pemerintahan dalam bentuk corak apapun baik dalam keadaan tunggal maupun dalam keadaan berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan.

2.      Naskah – naskah yang dibuat dan diterima oleh badan – badan swasta dan atau perorangan, dalam bentuk corak apapun baik dalam keadaan tunggal maupun dalam keadaan berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.

( Himpunan UU & Peraturan Kearsipan RI / Drs.A.W. Widjaja .- - Jakarta : Rajawali Press, 1990 )

Berdasarkan dua pengertian diatas Drs. Zulkifli Amsyah,MLS mengatakan bahwa arsip yang disebutkan diatas dibedakan menurut fungsinya, yaitu Arsip Dinamis dan Arsip Statis.

Dimana Arsip Dinamis ialah semua arsip yang masih berada diberbagai kantor, baik kantor pemerintah, swasta, atau organisasi kemasyarakatan, karena masih dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, dan kegiatan administrasi lainnya. Arsip Dimanis dalam Bahasa Inggris disebut record.

Sedangkan Arsip Statis adalah arsip yang disimpan di Arsip Nasional ( ARNAS ) yang berasal dari arsip ( dimanis ) dari berbagai kantor. Arsip statis dalam Bahasa Inggris disebut archieve.

 

 

 

 

 

AKTIF

ARSIP DINAMIS

( RECORD / DOKUMEN ) 

INAKTIF

ARSIP

ARSIP STATIS

( ARCHIEVE )

 

  Bagan Pembagian Arsip.

 

 

 

Apapun sebutan dan istilahnya, yang dimaksud dengan arsip disini adalah setiap catatan ( record / warkat ) yang tertulis, tercetak, atau ketikan, dalam bentuk huruf, angka atau gambar, yang mempunyai arti dan tujuan tertentu sebagai bahan komunikasi dan informasi, yang terekam pada kertas, kertas film, media komputer, kertas photocopy, dan lain – lain. ( Manajemen Kearsipan / Zulkifli Amsyah .- - Jakarta : Garamedia, 1992 )

 

 

II.                Pengertian Kearsipan

 

Kearsipan ialah segala sesuatu yang berhubungan dengan arsip ; hasil pengarsipan. ( Kamus Indonesia. . . ). Penulis berpendapat bahwa kearsipan memiliki arti yang hampir sama dengan istilah kepustakawanan, jadi definisi kearsipan lebih condong kearah proses mengarsip atau penerapan atau yang berhubungan dengan arsip.

 

 

III.             Pengertian Manajemen Kearsipan

 

Dalam bidang Arsip dikenal dengan istilah Manajemen Kearsipan. Manajemen Kearsipan ialah pekerjaan pengurusan arsip yang meliputi pencatatan, pengendalian dan pendistribusian, penyimpanan, pemeliharaan, pengawasan, pemindahan, dan pemusnahan. Jadi pekerjaan tersebut meliputi suatu siklus “ kehidupan “ warkat sejak lahir sampai mati. ( Manajemen Kearsipan / Zulkifli Amsyah .- - Jakarta : Garamedia, 1992 ).